BIP - Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku

Zapytanie ofertowe PCPR.210.1.2013 z dnia 25.03.2013r. na wynajem sali szkoleniowej, zapewnienia wyżywienia oraz poczęstunku

Projekt współfinansowany ze środków Unii
Europejskiej w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego
 
 
ZAPYTANIE OFERTOWE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI
Nr PCPR.210.1.2013 z dnia 25.03.2013r.
 
POWIATOWE CENTRUM POMOCY RODZINIE
W SĘPÓLNIE KRAJEŃSKIM Z SIEDZIBĄ W WIĘCBORKU
 
ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT
 
NA WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ, ZAPEWNIENIA WYŻYWIENIA
ORAZ POCZĘSTUNKU
 
I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku
89-410 Więcbork, ul. Starodworcowa 8
NIP: 561-13-47-422

II. Tryb udzielenia zamówienia
o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro w oparciu
o zasadę konkurencyjności. Zamówienie udzielone będzie w trybie określonym
na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz.759 z późn.zm.).
 
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie sali szkoleniowej oraz zapewnienie w trakcie każdego szkolenia ciepłego posiłku wraz z poczęstunkiem (przerwą kawową)
dla uczestników szkoleń z terenu powiatu sępoleńskiego i zapewnienie ciepłego posiłku
w trakcie spotkania podsumowującego realizację projektu systemowego dla uczestników spotkania na potrzeby projektu systemowego pn. „Wsparcie plus aktywność równa się sukces” w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Działania 7.1 Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji Poddziałanie 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez powiatowe centra pomocy rodzinie, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
 
IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Szkolenia odbywać się będą w okresie od kwietnia 2013r. do grudnia 2013r. tj:
 
- od kwietnia 2013r. do września 2013r. - 1 razy w miesiącu dla każdej z dwóch grup liczących po: jedna grupa 15 osób (14 osób - uczestnicy szkoleń + 1 osoba - wykładowca) i druga
grupa 14 osób (13 osób - uczestnicy szkoleń + 1 osoba - wykładowca), po 4 godziny zegarowe. Razem 6 spotkań po 4 godziny zegarowe dla każdej z dwóch grup.
Łącznie 12 spotkań po 4 godziny zegarowe (48 godzin zegarowych);
 
- od czerwca 2013r. do września 2013r. - 1 raz w miesiącu po 3 godziny zegarowe
dla 9 osób  (8 osób - uczestnicy szkoleń + 1 osoba - wykładowca).
Łącznie 4 spotkania po 3 godziny zegarowe (12 godzin zegarowych);
 
- grudzień 2013r. spotkanie podsumowujące realizację projektu systemowego w 2013r. -
2 godziny zegarowe dla 45 osób.
  

1. Wynajem sali szkoleniowej w okresie od kwietnia 2013r. do września 2013r.

1) Sala szkoleniowa zlokalizowana w budynku przystosowanym dla osób niepełnosprawnych,
w którym zapewnione jest wyżywienie oraz poczęstunek.
2) Sala zdolna do pomieszczenia jednorazowo co najmniej 15 osób podczas prowadzenia
cyklu szkoleń (14 osób - uczestnicy szkoleń + 1 osoba - wykładowca).
3) Sala z dostępem do WC, wyposażona w stoły oraz krzesła, odpowiednio oświetlona, ogrzana/klimatyzowana odpowiednio do warunków atmosferycznych, spełniająca odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa oraz estetyczne.
4) Stoły nie są zamocowane na stałe (skręcone ze sobą lub przymocowane do podłogi)
i istnieje możliwość ich przestawiania.
5) Sala z dostępem do Internetu.
6) Sala z dostępem do sieci energetycznej zapewniającej możliwość podłączenia
komputera przez wykładowcę.
7) Dostępność sali 15 min. przed i po szkoleniach.
8) Wykonawca zapewnia dostęp do szatni lub miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej.
9) Zamawiający ma prawo do oznakowania sali podczas trwania szkolenia,
m.in. naklejenie/rozwieszenie informacji o realizowanym szkoleniu
oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego,
w miejscach ogólnie dostępnych, widocznych (np. drzwi, tablice informacyjne).
 

2. Wynajem sali szkoleniowej na spotkanie podsumowujące realizację
projektu systemowego w 2013r. (grudzień 2013r.)

1) Sala szkoleniowa z podziałem na salę konferencyjną i salę jadalną, zlokalizowana
w budynku przystosowanym dla osób niepełnosprawnych, w którym zapewnione jest wyżywienie.
2) Sala konferencyjna i sala jadalna zdolna do pomieszczenia jednorazowo
co najmniej 45 osób.
3) Sala z dostępem do WC, wyposażona w stoły oraz krzesła, odpowiednio oświetlona, ogrzana/klimatyzowana odpowiednio do warunków atmosferycznych, spełniająca odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa oraz estetyczne.
4) Sala z dostępem do Internetu.
5) Sala musi posiadać dostęp do sieci energetycznej zapewniającej możliwość podłączenia komputera przez Zamawiającego.
6) Dostępność sali 15 min. przed i po szkoleniach.
7) Wykonawca zapewnia dostęp do szatni lub miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej.
8) Zamawiający ma prawo do oznakowania sali podczas trwania spotkania,
m.in. naklejenie/rozwieszenie informacji o realizowanym szkoleniu
oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego,
w miejscach ogólnie dostępnych, widocznych (np. drzwi, tablice informacyjne).
 
3. Przygotowanie i zapewnienie wyżywienia oraz poczęstunku dla uczestników szkoleń 
w okresie od kwietnia 2013r. do września 2013r.
 
1) Wyżywienie musi być serwowane w budynku, w którym zapewniona jest
sala szkoleniowa dla uczestników szkoleń.  
2) Wyżywianie dla uczestników szkoleń składa się z ciepłego posiłku oraz poczęstunku podczas każdego spotkania tj.:
      a) ciepły posiłek - dwudaniowy obiad - zupa, danie główne składające się z porcji mięsa lub ryby, ryżu, frytek lub ziemniaków oraz surówki lub gotowanej jarzynki oraz napoju/soku;
      b) poczęstunek - gorącą kawa, gorąca herbata, napoje chłodzące (woda, soki), śmietanka, cukier, cytryna i ciasto.
3) Ciepły posiłek dla każdego uczestnika musi być wyporcjowany i podany na ciepło
z kompletem sztućców i serwetek.
4) Poczęstunek podany w formie bufetu.
5) Wykonawca w razie zapotrzebowania, zobowiązany będzie do przygotowania posiłku wegetariańskiego.
6) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu menu wyżywienia
oraz poczęstunku, każdorazowo na 3 dni przed planowanym szkoleniem,
celem jego zaakceptowania.
7) Wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń,
zapewni dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia oraz posprzątanie po posiłku.
 
4. Przygotowanie i zapewnienie wyżywienia dla uczestników spotkania podsumowującego realizację projektu systemowego w 2013r. (grudzień 2013r.)
 
1) Wyżywienie musi być serwowane w budynku, w którym zapewniona jest
sala szkoleniowa dla uczestników spotkania.
2) Wyżywianie dla uczestników spotkania składa się z ciepłego posiłku składającego się
z porcji mięsa lub ryby, ryżu, frytek lub ziemniaków oraz surówki lub gotowanej jarzynki
oraz napoju/soku.
3) Wyżywienie dla każdego uczestnika musi być wyporcjowane i podane na ciepło
z kompletem sztućców i serwetek.
4) Wykonawca w razie zapotrzebowania, zobowiązany będzie do przygotowania posiłku wegetariańskiego.
5) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu menu wyżywienia
na 3 dni przed planowanym spotkaniem, celem jego zaakceptowania.
6) Wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, zapewni dbałość 
o estetykę miejsca podawania wyżywienia oraz posprzątanie po posiłku.
 
V. Termin wykonania zamówienia:
Kwiecień 2013r. - grudzień 2013r. (dokładne terminy i szczegółowy plan działań zostaną omówione po wyborze oferenta, przed rozpoczęciem współpracy).
 
VI. Forma zatrudnienia:
Umowa cywilno - prawna.
 
VII. Miejsce świadczenia usług:
Sępólno Krajeńskie.
 
VIII. Rodzaje i opis głównych kryteriów wyboru oferty
wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert:
1. Cena brutto za wykonanie usługi tj. wynajmu sali oraz wyżywienia i poczęstunku - 50 punktów.
2. Doświadczenie w organizacji obsługi szkoleń oraz obsługi gastronomicznej - 30 punktów.
3. Doświadczenie w organizacji obsługi szkoleń oraz obsługi gastronomicznej podczas realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS - 20 punktów.  
 
 
Punktacja dotycząca ceny obliczona według poniższego wzoru:
 
a) składniki wzoru:
najniższa cena - najniższa cena usługi ze złożonych ofert
cena oferty - cena rozpatrywanej oferty
 
WZÓR:
 
najniższa cena
                              x 50
cena oferty
 
b) doświadczenie w organizacji obsługi szkoleń oraz obsługi gastronomicznej:
Powyżej 5 lat  - 30 punktów
          4 - 5 lata - 20 punktów
          3 - 4 lat - 10 punktów
 
c) doświadczenie w organizacji obsługi szkoleń oraz obsługi gastronomicznej podczas realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS:
Powyżej 2 projektów - 20 punktów
         1-2 projektów - 10 punktów
 
Ocena końcowa ofert zostanie ustalona na podstawie sumy punktów wynikających z oceny kryteriów.
  
IX. Do udziału w postępowaniu uprawnieni są Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
4. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek ubezpieczenia społecznego
lub zdrowotnego.
5. Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku
z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
6. Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienie, na podstawie
przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
 
X. Opis sposobu przygotowania ofert:
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
2. Ofertę składa się wypełniając Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1,
Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2.
3. Do oferty należy dołączyć kserokopię wpisu z rejestru przedsiębiorców
lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione z datą,
nie wcześniejszą niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty.
4. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
5. Wszystkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki i dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
6. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę
lub pełnomocnika Wykonawcy.
7. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu
na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian
lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
8. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty 
po upływie terminu składania ofert.
9. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
10. Złożenie oferty w niewłaściwej formie będzie skutkowało wykluczeniem oferenta.
11. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
 
XI. Termin i miejsce składania dokumentów:
1. Ofertę w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Sala szkoleniowa oraz wyżywienie” można:
    1) przesłać pocztą na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim
z siedzibą w Więcborku, 89-410 Więcbork, ul. Starodworcowa 8,
    2) doręczyć osobiście na adres wskazany w punkcie 1, pokój  Nr 1 (sekretariat).
2. Termin składania oferty: 2 kwietnia 2013r. do godz. 15.00.
O zachowaniu terminu złożenia oferty decydować będzie data wpływu oferty do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w  Więcborku, ul. Starodworcowa 8, 89-410 Więcbork.
 
XII. Informacje dodatkowe:
1. Ostateczna decyzja o wybraniu wykonawcy nastąpi po analizie złożonych dokumentów.
2. Oferty, które wpłyną niekompletne lub po określonym wyżej terminie nie będą rozpatrywane.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania, a szczególnie w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.
4. W przypadku, gdy przedłożone oferty przez Oferentów będą opiewać na wyższe kwoty
niż posiadane przez Zamawiającego dopuszczamy negocjacje ustne z Oferentem,
który złożył najniższą ofertę.
5. Zamawiający porozumiewa się z oferentami w formie telefonicznej.
6. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
7. Dodatkowych informacji udziela Elżbieta Maziarz-Rudnik - koordynator projektu, 
tel. 52 3898501 w godzinach urzędowania PCPR.
8. Planowany termin rozpatrzenia złożonych ofert 05.04.2013r.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr PCPR.210.1.2013 z dnia 25.03.2013 (3040kB)
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr PCPR.210.1.2013 z dnia 25.03.2013 (3026kB)